総務部門責任者様のための祝賀会完全マニュアル

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☆総務部門責任者様のための祝賀会完全マニュアル

本項は祝賀会・受章を祝う会を開催予定の会社で、総務部門の責任者を務められる方が迷うことなく安心して会を開催されることを目的として、制作いたしております。

叙勲・褒章受章祝賀会の開催は、部門における日々の業務に重ねての業務になりますので、ご心労少なからぬことと拝察いたします。
招待客リストの抽出と管理、出席者の集計や席次の調整、会場とのすり合わせや資材搬入の段取り、司会や登壇者様との打ち合わせ、アトラクション等の手配と多岐にわたります。

私ども銀座明倫館は、勲章・賞状を飾る額、案内状（招待状）をはじめとする印刷物の制作や記念品の納品などを承る叙勲・褒章の専門会社です。
僭越ながら些事は私どもにお任せいただき、もっとも肝心なこと、受章者を祝い招待客をもてなす事に貴重なお時間を費やすべき所かと存じ上げます。

祝賀会、感謝の会、それらに該当しない受章報告と、3つの事例を取り上げてご説明いたします。

多くは業界ごとの通例・慣習により決まってまいりますが、同じお祝いの会とはいえ文脈の違いがございますので注意が必要です。

目次：

  • ☆開催事例
    • └例１）叙勲記念祝賀会
    • └例２）褒章受章を祝う会
    • └例３）業界団体の賀詞交歓会で受章報告
  • ☆祝賀会の準備の流れ
    • └■日程決定と会場確保
    • └■第二の主役、勲章・賞状の額装
    • └■引物・お配りものの手配
    • └■招待リストの制作
    • └■案内状（招待状）発送
    • └■会次第の策定
    • └■祝賀会のしおりの制作
    • └■出欠はがきの集計
    • └■席次表の制作
    • └■祝賀会当日
  • ☆FAQ
    • └Q.受章者が乗り気ではない。
    • └Q.突然のことだったので予算がない。
    • └Q.立食形式で開催してもかまわないか。
    • └Q.祝賀会の席で勲章は胸につける？
    • └Q.受章者はモーニングコートを着るべきでしょうか。
    • └Q.会費はいくらぐらい？
    • └Q.祝賀会の記念品は自社製品としたい。

☆開催事例

例１）叙勲記念祝賀会

東京都　令和７年春の瑞宝中綬章ご受章者様

地方行政の長として受章。役場関係者から発起人が立ち上がり、外部団体にて事務局を開設して会場予約、招待客選定、資材等調達を進める。
銀座明倫館叙勲アドバイザーのコンサルティングのもと、招待状発送、コンテンツの策定、台本制作、祝賀会のしおり制作を実施。

  • 規模：100名
  • 会費：2万円
  • 招待状制作・発送費：約10万円
  • 祝賀会のしおり：約8万円
  • 祝菓子費用：約20万円
  • アドバイザー費用：約15万円

◎祝賀会とは

受章者を祝うために発起人が関係者などを集めて開催する会です。受章者を囲んで喜びを分かち合うことが目的ですので、形式上受章者は主賓となりますが、もてなされるのはご来賓です。業界団体や自治体等が音頭を取って開催されることが少なからずあり、大きな団体ですと毎年受章者があるため通例化し、規模や開催地がある程度決まっていることもあります。業界で初めての受章となった場合、以後の範例となるためしっかりとした開催設計が必要です。
発起人が自社内で完結する場合には、現役の社長が先代社長・会長を祝う形になりますので、後述の「受章を祝う会」に近い性格の会になります。

例２）褒章受章を祝う会

○○県　令和７年秋の藍綬褒章ご受章者様

褒章受章感謝の会を開催。
自社製品に関連し、ペアグラスを記念品としてお配りになりました。

  • 規模：120名
  • 会費：なし
  • 招待状制作・発送費：約12万円
  • 記念品費用：約60万円
  • 祝賀会のしおり：約10万円

◎受章を祝う会、受章感謝の会とは

受章者が主体となって関係者に感謝の気持ちを伝える会です。オーナー企業の社長・会長が行われる場合が多く、費用は会社負担の場合と受章者持ち出しの場合があり、会費を頂かないケースが多いです。受章者の意向に沿って開催設計できますが、大企業の場合は現社長や役員が間に入って現場とすり合わせ、実務に落とし込むのが準備を進める際のポイントです。お身内・ご親族だけの食事会等もこのカテゴリに入ります。

例３）業界団体の賀詞交歓会で受章報告

○○県　令和７年春の旭日双光章ご受章者様

  • 額装した勲記・勲章を壇上に飾ってご披露
  • 全員に受章報告のお手紙と祝菓子を提供
  • 規模：約50名
  • 祝菓子・手提げ袋費用：約32万円
  • 挨拶状費用：5,500円

◎ご披露とは

勲章・賞状を皆さまにご覧いただきながら受章報告を行うことです。大きな分類では祝賀会・受章を祝う会もご披露に当たりますが、ここでは特別な場を設けることなく感謝を伝える形を指します。業界団体・学会・医師会の賀詞交歓会や定例集会の場を借りて、感謝の言葉とともに参内土産として記念の品や祝菓子等をお持ち帰りいただく体裁を取ります。対象は出席者だけとなりますので、いずれにせよお身内の方々に対しては別途にお祝いされることになります。

☆祝賀会の準備の流れ

祝賀会開催の発起人会はご受章者の所属団体の中で立ち上がるため、事務処理、制作関連について団体内での手配が必要になる場合がございます。開催までの流れと必須事項を整理しましたのでご活用ください。

日程決定と会場確保

会期の確定は受章者ご本人か、近しい決定権者の役割です。出席必須の発起人や関係者のスケジュール調整と、会場の空き状況のすり合わせが必要になるため同時に決定される事が多くなることと存じます。
準備期間として、招待状の発送から出欠はがきの返信待ちを含め一般的には2ヶ月半程度が必要です。

◎会場のご紹介

地元での開催の場合は、お近くでご縁のあるホテル等でよろしいかと存じますが、
東京・大阪での開催をお考えの場合には、伝統ある帝国ホテルグループやプリンスホテルズ、
ニューオータニグループ等をご紹介できます。開催地にお悩みの際にはぜひお声がけくださいませ。

第二の主役、勲章・賞状の額装

勲章（褒章）・賞状は、会場に設置して招待客の皆さまにご覧いただきます。一般的には勲章・賞状をひとつの額縁に納め、お出迎え・お見送りの際には受付そばに、開宴後は壇上に飾られます。

  • 無用の汚れ痛みが懸念されますので、メダルむき出し展示はおすすめいたしかねます。
  • 自治体から無料提供される額縁はミニマルな品ですので、慶賀の席にふさわしい額をお求めください。
  • 会場映えのする額縁の選び方もございますので、ぜひ私どもにご相談くださいませ。

額装オプション

  • 出張額装サービス　11,000円＋交通費
  • 額縁移動用バッグ　8,800円

引物・お配りものの手配

お客様にお持ち帰りいただく記念の品は、受章者本人がご用意される形が一般的です。品によってはまとまった数の確保に時間がかかりますので、早めにお選びいただく事が後々のために安心です。
近年の傾向では比較的コンパクトな実用品が喜ばれます。サイズが大きい品物ですとお持ち帰りも手間ですので、送迎のお車があると親切です。

記念品オプション

  • 菊花御紋章の栞　サービス
  • 天皇陛下のお言葉しおり＠￥220／枚
  • オリジナルメッセージカード＠￥165／枚

招待リストの制作

会場予約により参加人数上限が決まりますので、関係者のうちどこまでを招待するか、ご親族ご友人等を含めるか否か、郵送するか手渡しか等を受章者と打ち合わせてリストを作ります。社の内外、お身内と会社関係など、分割して祝宴を開催される方も多数いらっしゃいます。通常は受章者の所属会社内で行われる仕事ですが、団体側でもリストの提供や取りまとめを求められる場合がございます。

案内状（招待状）発送

案内状はすくなくとも会期の1カ月前、一般には2カ月以上前にお届けすべきでしょう。
〆切り、最終人数調整は2週間前には確定しておきたい所です。

案内状（招待状）アップグレード

  • 大礼紙案内状封筒・本文　100枚につき＋￥1,100-
  • バーコ（浮き出し）印刷封筒鳳凰紋　100枚につき＋￥11,000-

会次第の策定

当日の構成を具体的に決め、司会者、余興、料理やドリンクの手配を進めるとともにスケジュール表や台本等を制作します。アトラクション等は会のテーマ次第ですので、受章者や発起人の方針を受けてから手配されるべきでしょう。開会・閉会等の壇上挨拶の依頼を打診の上、依頼状を案内状に同梱して発送します。

祝賀会のしおりの制作

祝賀会のしおりは当日配るパンフレットです。受章者のプロフィールと受章に至る経歴、会次第などを掲載します。申請内容そのままでもよろしいですが、見やすいようポイントを絞って編集されるときちんと読んでいただける事と存じます。

祝賀会のしおりアップグレード

  • 厚口光沢紙　100部につき＋10～20万円
  • 菊御紋箔押し　＋30万円～　約3か月

祝辞・アトラクションのオプション

  • 献杯用枡（叙勲記念／褒章受章記念名入れ）＠￥1,540／名
  • ご祝辞依頼の短冊制作　￥1,650-

◎司会進行役にお悩みの場合

銀座明倫館よりプロの司会者をご紹介いたします。費用は規模・時間によりますのでご相談ください。

◎受章者本人への記念品贈呈

ご受章を祝う目的もある祝賀会の場合、その功績を讃えて会社や団体から贈呈品を差し上げる場合もございます。

オプション

  • カタログ掲載品以外のお名入れ
    • シルクスクリーン、金文字のみ、平滑面のみ
    • 製版￥11,000-　押代￥990～

出欠はがきの集計

招待客からの返信を集計して関係各所に情報共有します。会場の席数、お食事やお配りものの数調整、当日の出欠確認用リスト、会費ありの場合は釣銭、領収書、カード決済手段の準備、また振込確認等

席次表の制作

席次表はテーブル配置を把握している会場側が制作しますが、相席の組み合わせや上席の判別にはご受章者本人や発起人の判断が必要になる場合が多々あるので、必ずお目通しいただく事をおすすめします。

祝賀会当日

  • 記念品袋詰め、各席配置

    銀座明倫館では、万一に備え原則的に祝賀会前々日のうちに記念品をお届けいたしております。
    お配りする品のセッティング（袋詰めと各席への設置）は開会前の会場で行いますので、準備に取り掛かる時間帯を会場側の担当者と打ち合わせておく必要がございます。

  • 受付と誘導

    受付対応も会場スタッフに任せられない仕事のひとつです。招待客の出欠確認と着席誘導、さらに会費有りの場合はお釣りの管理と領収書の発行が必要になる場合もあります。

*祝賀会開催のコンサルティングも承っております。都内会場のご紹介からスケジュール管理、案内状発送、パンフレット制作、記念品のご用意まで誠実対応。1都3県エリア内無料にて出張説明会をいたしますのでご相談ください。

☆FAQ

会社としては祝賀会開催にやぶさかではないが、受章者が乗り気ではない。

叙勲はご受章者の生涯の成果ですので、栄誉をきちんと受け取ることもひとつの責任かと存じます。

突然のことだったので予算がない。

会社・団体として受章をどう受け止めるかを対外的に示す機会でもありますので、
たとえ半年1年経っても、きちんと予算を組んで祝賀会を開催されることをおすすめします。

立食形式で開催してもかまわないか。

親しい間柄の方々や会社内・団体内の集まりでしたら問題ないかと存じますが、外部の方を招く場合はやはり着席の方がふさわしいです。

祝賀会の席で勲章は胸につける？

賞状と一緒に額縁に納め、壇上に飾るのが一般的です。
お出迎え・お見送りの際には出入口に配置し、お近くで皆さまがご覧いただけるよう配慮します。

受章者はモーニングコートを着るべきでしょうか。

皇居参内の際は、天皇陛下の装いがモーニングコートなのでそれに合わせる意味がございました。
祝賀会では必ずしも必要ではございません。

会費はいくらぐらい？

聞き及ぶかぎりでは、平均して2.5万円前後になる模様です。

祝賀会の記念品は自社製品としたい。

もちろん問題ございませんが、叙勲・褒章にふさわしく、宮内庁御用達の祝菓子などを加えてみてはいかがでしょう。

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